Cân bằng quyền lực giữa nhà nhượng quyền và nhà nhận quyền
Để thông tin giữa người nhượng quyền và người nhận quyền và giữa các nhà nhận quyền với nhau hiệu quả, các chiến lược gia của các công ty nhượng quyền đã phải đối diện với nhiều thử thách như cung cấp thông tin kịp thời và thích hợp với từng vùng cho người nhận quyền vốn rất khác nhau, sự trao đổi lẫn nhau trong hệ thống vì mục đích kinh doanh, chuyển tải các thông điệp từ nhà nhượng quyền đến hệ thống… Tất cả đòi hỏi tính nhất quán, đa dạng và đúng lúc nhằm tạo ra các kênh thông tin mở cho tất cả các các nhà nhận quyền trong hệ thống.
Theo các qui định của luật và một phần cũng là tự nhiên, chiến lược thông tin mà người nhượng quyền áp dụng đối với nhà nhận quyền mang tính xây dựng. Các công ty nhượng quyền đã đưa ra các chiến lược thông tin nhằm khích lệ người nhận quyền hoạt động tốt trong khâu dịch vụ, củng cố thương hiệu và gia tăng thị phần. Các công ty nhượng quyền cũng đã nỗ lực rất nhiều để duy trì tính nhất quán trong việc vận hành tại các đại lý nhượng quyền và thường kêu gọi các nhà nhận quyền tham gia thảo luận về đề tài này để vận hành một cách hiệu quả hơn.
Tổ chức nhượng quyền khi hoạt động kinh doanh trong nhiều khu vực khác nhau, nhất là tại các nước khác nhau sẽ gặp nhiều khó khăn do qui định liên quan đến việc kinh doanh, văn hóa, điều kiện sống… Trong khi ngành nghề kinh doanh theo hình thức này đòi hỏi tính nhất quán rất cao. Chính vì thế, hệ thống thông tin trong tổ chức nhượng quyền cần phải được thiết kế sao cho chặt chẽ để tư vấn chính xác, thông tin phù hợp cho từng vùng, từng quốc gia mà hệ thống này đang tiến hành.
Thông thường thì một chuyên viên tư vấn sẽ phụ trách một số đại lý nhượng quyền trong cùng một khu vực. Chuyên viên tư vấn tiến hành đánh giá thường xuyên các đại lý nhượng quyền nhằm đảm bảo họ luôn tuân theo các chính sách của công ty. Công ty phát hành sách hướng dẫn sử dụng các công cụ đánh giá và tổ chức các khóa đào tạo nhằm nâng cao nhận thức của người nhận quyền về tầm quan trọng và chỉ cho họ phương pháp đảm bảo sự nhất quán trong vận hành các đại lý.. Do điều kiện địa lý khác nhau giữa các vùng, các công ty nhượng quyền thường để các đại lý đa dạng hóa các hoạt động tiếp thị miễn là vẫn trong khuôn khổ chính sách chung của công ty. Thông qua tài liệu và các hội nghị hội thảo, công ty cũng khích lệ người nhận quyền sử dụng các chính sách khuyến mãi riêng của địa phương, cho dùng thử sản phẩm, khuyến mãi và động viên các đơn vị nhận quyền khám phá sở thích riêng của khách hàng…
Nhận thức và sự ủng hộ
Trên cơ sở phân loại tài liệu các công ty nhượng quyền cung cấp, kể cả trang web và những thông tin các công ty đã cung cấp trong hội thảo, chính sách, đường lối và giá trị của công ty vào 6 yếu tố khác nhau (đào tạo và phát triển nhân viên; môi trường; trách nhiệm đối với xã hội và sự tham gia của cộng đồng; thông tin cởi mở; tưởng thưởng; và trao quyền cho nhân viên). Việc phân loại này giúp xác định yếu tố nào trong 6 yếu tố trên được các nhà nhận quyền đánh giá cao hay thấp trong việc xây dựng hình ảnh công ty.
Kết quả khảo sát ở một số hệ thống nhượng quyền tại Việt Nam cho thấy nhiều nhà nhận quyền đánh giá cao yếu tố “Trách nhiệm xã hội và sự tham gia của cộng đồng”, trong khi đó “môi trường” là yếu tố không được đánh giá cao. Ngoài ra, một số qui trình, qui định, sáng kiến quan trọng mà các công ty nhượng quyền đã mất nhiều công sức quảng bá trong các hội nghị và trong tài liệu chỉ nhận được khoảng 50% chấp thuận của người được nhượng quyền.
Điều cần phải suy nghĩ thêm ở đây không phải là sự hiệu quả của những công cụ mà các công ty nhượng quyền sử dụng trong vấn đề quảng bá thông tin, mà là những công cụ này đã tỏ ra không hiệu quả lắm trong việc giúp các công ty nhượng quyền nhận được sự ủng hộ của người nhận quyền đối với các qui trình, qui định hay sáng kiến của mình. Nói cách khác, các công cụ thông tin này chỉ mới giúp các công ty nhượng quyền nâng cao được nhận thức của các đơn vị nhận quyền nhưng chưa thu phục được sự ủng hộ của họ với công ty. Mặc dù đa số người nhận quyền tỏ ra hiểu các công ty nhượng quyền đang làm gì và đang hướng tới đâu, nhưng cũng có một số lớn khác không ủng hộ hoặc không biết gì về những qui trình, qui định hay sáng kiến của công ty. Làm sao để việc cung cấp thông tin từ nhà nhượng quyền đến nhà nhận quyền và ngược lại được đầy đủ và được ủng hộ?
Nhìn chung thì người nhận quyền thường chấp thuận cách làm hiện tại, các chính sách đang hiện hành hoặc đã đựơc áp dụng trong một vài năm hoặc thậm chí có những đòi hỏi phần nhiều là dành nhiều thuận lợi hơn cho bản thân họ Nhưng khi được yêu cầu thay đổi, đặc biệt là nếu thay đổi đó có liên quan đến tài chính, thì số câu trả lời “không biết / không có ý kiến” và không ủng hộ tăng lên. Điều này không có nghĩa là người nhận quyền phản đối việc đầu tư thêm tiền bạc và thời gian vào kinh doanh, cũng không có nghĩa là họ chống lại sự thay đổi. Trên thực tế, khi sự thay đổi khiến cho việc kinh doanh của họ phát triển, thì khả năng người nhận quyền ủng hộ các công ty nhượng quyền cũng tăng lên, tuy nhiên đây cũng chính là điểm rất khó thuyết phục họ thay đổi nhất vì hiệu quả của sự thay đổi hay cải tiến chỉ được đánh giá trong một khoản thời gian nhất định mà bản thân các nhà nhận quyền thường không đủ mạo hiểm để chấp nhận rủi ro từ sự thay đổi này.
Các công ty nhượng quyền phải xem xét lại ngôn ngữ mà họ sử dụng để thuyết phục người nhận quyền ủng hộ chính sách của các công ty nhượng quyền. Không nên áp dụng phương pháp thuyết giảng cho người nhận quyền, thay vào đó là sự giao tiếp cởi mở minh bạch và cập nhật thông tin thường xuyên. Các công ty nhượng quyền kinh doanh mô hình sáng kiến của họ, trong khi đó các người nhận quyền thì phải đặt cược tiền của họ cho sự tin tưởng trên. . Chính vì thế, điều quan trọng là các công ty nhượng quyền không chỉ trình bày thông tin mà còn phải giải thích cặn ke, khơi gợi cho người nhận quyền lòng tin vào hệ thống và cho họ thấy việc này sẽ mang lại cho họ những gì tốt nhất.
Thông thường, các tài liệu tại các công ty nhượng quyền thường có khuynh hướng trình bày cho người nhận quyền thấy toàn bộ chính sách của công ty và yêu cầu họ thực hiện. Nói cách khác, người nhận quyền không thể đóng góp ý kiến trong quá trình hoạch định và phát triển ý tưởng mới. Các công ty nhượng quyền nên tổ chức những hội nghị và hội thảo để khởi xướng những chương trình, hệ thống và giá trị mới rồi cùng với người nhận quyền thực hiện việc đánh giá các ý tưởng mới. Đây là cách làm rất hiệu quả cho hệ thống nhượng quyền triển khai ở nhiều khu vực khác nhau, đặc biệt là ở các nước khác nhau.
Có thể cải thiện quá trình thông tin trong tổ chức với các công cụ thông tin như tạo cơ hội để thảo luận, tư vấn và thậm chí là để thoả hiệp nếu công ty và nguời nhận quyền muốn cùng nhau hướng đến một mục tiêu chung. Người nhận quyền có thể chấp thuận và ủng hộ các sáng kiến của công ty một cách nhiệt tình hơn nếu họ được sở hữu và ảnh hưởng phần nào đến quá trình hình thành và phát triển các sáng kiến này. Việc thông tin qua lại và sự hiểu biết giữa nhân viên công ty với người nhận quyền cũng sẽ được cải thiện, quan hệ làm việc giữa hai bên sẽ tốt hơn. Điều này có thể mở ra một số kênh thông tin khác, mà hiện nay ta chưa biết, khiến việc thông tin giữa hai nhóm trở nên dễ dàng hơn. Chỉ cung cấp thông tin thôi thì chưa đủ, cho dù là phương pháp cung cấp thông tin từ người nhượng quyền đến người nhận quyền có thể rất tốt về qui mô lẫn tần suất; các công ty nhượng quyền nên quan tâm đến thông điệp của mình được người đưoc nhượng quyền đón nhận như thế nào. Các công ty nhượng quyền cần phải lưu ý đến những lý lẽ dẫn chứng cần sử dụng để thuyết phục các nhà nhận quyền. Các công ty nhượng quyền cũng phải cố gắng duy trì cho được một mối quan hệ bình đẳng, công khai, rõ ràng giữa người nhượng quyền và người nhận quyền hầu đảm bảo rằng những sáng kiến của công ty là khả thi và rằng những ý tưởng mới này có tính đến nhu cầu của người nhận quyền chứ không chỉ để phục vụ cho riêng mục đích của các công ty nhượng quyền mà thôi.
