Nhiều người đặt câu hỏi trên Topiclaw về bản điều lệ công ty, sau đây phòng tư vấn doanh nghiệp xin trích dẫn các câu hỏi tiêu biểu giúp quý vị nhìn nhận tổng quan về bản điều lệ công ty và tầm quan trọng của bản điều lệ này !
Một sơ đồ tổ chức trong bản điều lệ công ty được hội đồng quản trị thông qua ( minh họa)
Hỏi: Những loại hình Doanh nghiệp nào theo Luật Doanh nghiệp năm 2005 phải xây dựng điều lệ ?
Trả lời: Những loại hình doanh nghiệp nào là Pháp nhân thì phải xây dựng điều lệ (gồm Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Công ty Hợp danh), riêng Doanh nghiệp tư nhân không phải là Pháp nhân nên không có điều lệ.
Hỏi: Điều lệ công ty quan trọng đến mức nào ?
Trả lời: Cùng với các quy định của Pháp luật mà Pháp nhân (ở đây cụ thể là Công ty) phải tuân thủ, chấp hành … thì Điều lệ Công ty là một trong những văn bản quan trọng nhất trong việc điều hành và quản lý, thậm chí có thể coi là bản “Điều luật riêng” của một Công ty. Điều lệ quy định những vấn đề cốt lõi và nền tảng cho sự vận hành của Công ty như cơ cấu tổ chức quản lý, thẩm quyền và thể thức thông qua các quyết định của bộ máy điều hành, nguyên tắc phân chia lợi nhuận, xử lý lỗ và giải quyết tranh chấp nội bộ .v.v. Luật Doanh nghiệp 2005 đã dành Điều 22 nêu về Nội dung Điều lệ công ty.
Bản điều lệ thực sự rất quan trọng trong quá trình hoạt động của công ty. Thành viên, cổ đông sẽ nhìn vào Bản điều lệ để biết được quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Người ngoài có thể đọc Bản điều lệ để biết được công ty làm gì, đại diện theo pháp luật của nó là ai, thẩm quyền của công ty được ấn định ra sao để có thể ký hợp đồng với công ty mà không sợ ký kết sai người có thẩm quyền… Nếu muốn trở thành thành viên, cổ đông của công ty, hoặc chuyển nhượng, nhận chuyển nhượng phần vốn góp, cổ phần thì tiến hành theo các bước nào? Việc tổ chức, cơ cấu lại công ty, thậm chí cả việc giải thể doanh nghiệp được tiến hành như thế nào? Bản điều lệ chính là nơi các đối tượng liên quan với công ty tìm thấy quyền lợi và nghĩa vụ của mình.
Hỏi: Khoản 16, điều 22 Luật Doanh nghiệp 2005 quy định: Các nội dung khác do thành viên, cổ đông thoả thuận nhưng không được trái với quy định của pháp luật có phải là điểm mở cho các cổ đông, thành viên sáng lập công ty xây dựng lên một bản điều lệ vừa đảm bảo tuân thủ các quy định của Pháp luật lại vừa thể hiện được ý chí chủ quan của họ ?
Trả lời: Đúng như vậy, nội dung này cho phép các thành viên, cổ đông ghi thêm những nội dung nào mà họ thấy cần thiết giúp cho hoạt động của công ty được nhanh chóng và hiệu quả. Trên thực tế có những bản điều lệ rất ngắn gọn, chỉ xây dựng theo những quy định cứng của Luật Doanh nghiệp với chỉ khoảng trên dưới 20 điều. Bên cạnh đó cũng có những bản điều lệ được xây dựng rất cụ thể, chi tiết, dẫn chiếu nhiều văn bản quy phạm pháp luật thuộc nhiều Luật, Bộ Luật khác nhau, lên đến cả 60, 70 điều với hàng trăm các khoản, mục. Những bản điều lệ dài này trở thành “cẩm nang” cho nhiều hoạt động của Công ty vì trong đó có những điều khoản nêu luôn các quy định, quy chế, quy tắc .v.v. quản lý, điều hành công ty.
Hỏi: Thực tế việc xây dựng, áp dụng Điều lệ hiện nay như thế nào?
Trả lời: Do tầm quan trọng lớn lao của Điều lệ, nhiều công ty rất chú trọng từ việc xây dựng đến áp dụng điều lệ, từ đó điều hành công ty rất thuận lợi, hanh thông, hiệu quả … Bên cạnh đó, vẫn có một số Công ty đã không chú trọng xây dựng một bản Điều lệ phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty mình mà chỉ để đáp ứng yêu cầu của quá trình thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan mà thôi, có tình trạng làm qua loa, chiếu lệ, cốt cho xong việc. Thậm chí nhiều Công ty không lưu giữ bản chính hoặc các bản sửa đổi, bổ sung của Điều lệ. Mặt khác do hệ thống luật pháp của Việt Nam hay có sự thay đổi nên có nhiều công ty soạn thảo điều lệ theo các quy định cũ (như Luật Doanh nghiệp năm 1999 không quy định việc bầu dồn phiếu mà việc này chỉ được quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2005) nhưng các Công ty này đã không sửa đổi bổ sung cho phù hợp (như dẫn đến không thực hiện bầu dồn phiếu, lấy lý do là điều lệ của Công ty chúng tôi quy định như thế). Điều lưu ý hết sức quan trọng ở đây là khi áp dụng các điều khoản của điều lệ Công ty, trong trường hợp pháp luật có quy định khác với nội dung các điều, khoản của điều lệ đó thì các điều khoản đó của Điều lệ Công ty đương nhiên vô hiệu và Công ty luôn phải thực hiện theo các qui định của pháp luật hiện hành.
Điều lệ Công ty dù có chi tiết đến mấy đi chăng nữa thì với đời sống của một pháp nhân – công ty cũng giống như thể nhân – con người luôn có quá nhiều vấn đề có liên quan nên điều lệ Công ty cũng không thể nào bao quát hết được và như thế những gì không được ghi trong điều lệ công ty luôn được hiểu là sẽ phải thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật.
Hỏi: Giải pháp cho những vấn đề trên là gì ?
Trả lời: Như trên đã nêu, Điều lệ là văn bản cực kỳ quan trọng đối với một công ty. Nhận thức đúng, đủ vấn đề này sẽ giúp các thành viên, cổ đông cùng tập trung xây dựng lên một bản Điều lệ tốt. Các Công ty thành lập trước khi Luật Doanh nghiệp 2005 có hiệu lực nên quyết tâm bãi bỏ điều lệ cũ và ban hành, đăng ký điều lệ mới theo các quy định của Luật Doanh nghiệp 2005 và các quy định mới của Pháp luật.
Hiện các cơ quan Nhà nước, các Văn phòng Luật sư … cũng đã soạn thảo nhiều bản điều lệ mẫu để các thành viên, cổ đông sáng lập các công ty có thể tham khảo để xây dựng lên bản điều lệ riêng cho Công ty của mình. Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hải Dương cũng đã cung cấp đầy đủ các bản điều lệ mẫu cũng như các mẫu văn bản có liên quan … tại địa chỉ sokhdt.haiduong.gov.vn.
Điều quan trọng hơn là, khi có bản Điều lệ tốt rồi, bất cứ khi nào, khi điều hành công ty cả về quản trị hay quản lý điều hành, cả về đối nội lẫn đối ngoại …, các thành viên, cổ đông, các Ban Quản lý, Ban Kiểm soát .v.v. của công ty cần thường xuyên tra cứu để áp dụng, thực hiện đúng Điều lệ Công ty nói riêng và Pháp luật hiện hành nói chung, góp phần đưa công ty phát triển giàu mạnh.
